fbpx

Beneficios de Office 365 para empresas

Productos y Servicios de Tecnologías de Información

Beneficios de Office 365 para empresas

Office 365 para empresas es mucho más que Microsoft Office en la nube. Ofrece muchos beneficios para las empresas, ayuda al crecimiento y ahorra dinero, por nombrar algunos.

Si se está preguntando si necesita Office 365, le presentamos una lista de los 10 principales beneficios que Office 365 ofrece a las empresas, grandes y pequeñas.

1. ESCALABILIDAD

Office 365 le brinda flexibilidad para escalar su negocio rápidamente ya que puede crecer junto a usted. Las empresas tienen la capacidad de mezclar y combinar aplicaciones para crear su propia solución personalizada A cada usuario o departamento, y es fácil agregar o eliminar usuarios simplemente adicionando o retirando licencias.

Ya que le es posible escalar según necesite, su equipo puede continuar utilizando las herramientas con las que está familiarizado a medida que crece, no tiene que cambiar a un nuevo sistema o adaptarse a nuevas herramientas.

2. TRABAJA EN CUALQUIER LUGAR

Uno de los principales beneficios de Office 365 es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga conectividad a Internet.

Debido a que es totalmente basado en la nube, se puede acceder al correo electrónico, los archivos y los programas de Office (incluidos Word, PowerPoint, Excel, etc.) desde cualquier ubicación y dispositivo. Puede crear, editar y compartir desde su PC, Mac o su dispositivo iOS, Android o Windows con cualquier persona y en tiempo real.

Esto es particularmente beneficioso para compañías con múltiples ubicaciones, empleados remotos o empleados que viajan con frecuencia.

3. FÁCIL COLABORACIÓN

¿Tiene equipos que trabajan juntos en tareas, documentos o presentaciones? Si es así, encontrará las características de colaboración de Office 365 súper beneficiosas.

Todas las personas que necesitan contribuir o editar un documento (u hoja de cálculo, presentación, etc.) pueden trabajar en la misma versión (y obtener cambios en tiempo real) en lugar de tener varias copias. El manejo de versiones también se incluyen en caso de que necesite volver a una anterior.

Además, con video HD multy-party, calendarios compartidos y chat en equipo, los miembros del equipo siempre estarán sincronizados.

Videollamadas en Office 365 con Microsoft Teams (Fuente: Microsoft)

4. SIEMPRE ESTÁS ACTUALIZADO

Office 365 siempre está actualizado porque está en la nube, por lo que tendrá acceso a las últimas versiones sin cargo adicional. Atrás quedaron los tiempos de actualizaciones de software. Microsoft agrega continuamente nuevas funciones y capacidades, y usted tiene acceso a ellas tan pronto como se presentan. 

Los problemas de compatibilidad también se han extinguido porque todos los usuarios utilizarán la misma versión.

5. REDUCE EL GASTO DE CAPITAL

Office 365 es un servicio basado en suscripción, lo que significa que usted paga una tarifa anual o mensual por usuario, Eliminando los grandes costos iniciales de un nuevo software. Esencialmente estás arrendando vs. comprando. Esto también mueve los costos de TI del gasto de capital a los gastos operativos.  

Aunque algunas compañías pagan anualmente, la mayoría de los planes generalmente se pagan mes a mes, lo que puede ser útil desde la perspectiva del flujo de efectivo. También tiene la libertad de desactivar los servicios que no está utilizando para reducir costos.

6. ELIMINA EL HARDWARE Y REDUCE LOS COSTOS DE ENERGÍA

Debido a que Office se ejecuta en la nube, no necesita servidores para su sitio web, correos electrónicos o almacenamiento de documentos. Los ahorros de costos son sustanciales. La eliminación de los servidores en el sitio reducirá los costos de energía y la necesidad de espacio de oficina para almacenar el hardware del servidor.

7. INSTALACIÓN EN HASTA 5 DISPOSITIVOS POR USUARIO

El uso de dispositivos múltiples es algo muy común en estos días ya sea con un computador de escritorio en la oficina, una computadora portátil mientras viaja, una tableta en casa o un teléfono inteligente a nuestro lado las 24 horas, todos los días de la semana. La belleza de Office 365 es que ahora se puede acceder a los documentos desde cualquiera de estos dispositivos, y la sincronización automática significa que la versión más actual siempre está disponible.

dispositivos múltiples

 Instale Office 365 en hasta 5 dispositivos por usuario

8. MEZCLAR Y COMBINAR PLANES

Office 365 tiene varios planes de negocios, cada uno con diferentes características y programas. Cada uno de sus colaboradores seguramente tendrá diferentes necesidades técnicas, por lo que tener la capacidad de combinar su plan significará que no pagará más de lo que necesita.

El cambio entre planes es sencillo, por lo que si tiene usuarios que necesitan más o menos programas o funciones, esto se puede hacer con facilidad. 

9. FUNCIONES DE SEGURIDAD AVANZADAS

Un error común sobre la nube es que no es seguro. Sin embargo, en realidad, no es necesariamente más o menos seguro que un sistema en sus instalaciones. Todo depende de cómo lo uses y de las medidas de seguridad que implementes. 

Office 365 tiene muchas características de seguridad integradas para mantener seguros los datos de su empresa. Algunos de los más destacados son:

Cifrado de mensajes: Esta función le permite enviar correo electrónico cifrado, lo que impide que alguien que no sea el destinatario intente leer el contenido de su correo electrónico. El cifrado funciona independientemente del servicio de correo electrónico que utilice el destinatario.

Advanced Threat Analytics (ATA): ATA utiliza el análisis y el aprendizaje automático para detectar y alertarle de actividades sospechosas de inmediato.

ATA tiene inteligencia incorporada para aprender, analizar e identificar usuarios o dispositivos normales y sospechosos, manteniéndolo actualizado en tiempo real.

Como parte de esta función, los correos electrónicos se analizan en busca de enlaces maliciosos y archivos adjuntos a medida que llegan a su red. Si detecta algo dudoso, detendrá la entrada del archivo adjunto malicioso. El destinatario seguirá recibiendo el correo electrónico, pero recibirá un mensaje que explica por qué el archivo adjunto no está allí.

Gestión de dispositivos móviles: Esta característica ayuda a proteger y administrar Office en los dispositivos móviles de sus colaboradores para proteger información privada de la empresa. Puede crear y administrar políticas de seguridad del dispositivo, borrar de forma remota un dispositivo y ver informes detallados del dispositivo.

Prevención de Pérdida de Datos: Monitorea mensajes de correo electrónico y evita que la información confidencial salga de su organización.

Cuando está habilitado, todos los correos electrónicos hacia y desde una organización se analizan en busca de información como tarjetas de crédito, pasaportes o números de seguro social.

Aunque Microsoft ha implementado la configuración predeterminada, todavía tiene la capacidad de decidir qué hacer con un mensaje una vez que un correo electrónico se considera no compatible con sus políticas de prevención de pérdida de datos. Por ejemplo: no enviar el mensaje o una advertencia al empleado que describe el correo electrónico puede contener contenido confidencial, etc.

10.  CAPACIDADES DE CORREO ELECTÓNICO MEJORADAS

Los usuarios de Office 365 tienen acceso a las últimas funciones en Outlook, que tiene una amplia gama de capacidades de correo electrónico. 

・  Boomerang: si usa su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes, la función Boomerang será invaluable. Actuando como un botón de repetición de su correo electrónico, transfiere los mensajes a una carpeta de almacenamiento y lo regresa a su bandeja de entrada en el momento que lo necesite. Boomerang también le permite enviar mensajes en diferentes momentos, tiene notificaciones de respuesta de los destinatarios y funciones de programación mejoradas a través de su calendario de Outlook.

·  Focused Inbox & Clutter: La función de ‘focused inbox’ coloca automáticamente los correos electrónicos que determina son más relevantes en una carpeta y el resto en otra carpeta. También tiene “clutter”, que desordena automáticamente su bandeja de entrada según sus preferencias.

·  Gestión de Zonas Horarias: Si usted necesita gestionar reuniones en distintas zonas horarias, ahora puede configurarlas en distintas regiones. También puede mostrar diferentes zonas horarias en la vista de calendario de Outlook. 

Outlook-correo electrónico

 Microsoft Outlook en el móvil (Fuente: Microsoft)

Office 365 ofrece algunas ventajas claras para las empresas, ya sea que necesite aumentar sus capacidades de colaboración, mejorar la productividad o asegurarse de que sus datos estén seguros. Desde reuniones en línea hasta compartir documentos y correo electrónico de clase empresarial, Office 365 ofrece soluciones que van más allá de la versión instalada de Microsoft Office.

Contáctenos

Para mayor información póngase en contacto con nosotros.

Escríbanos a ITsupport@ITtecture.com o solicite una DEMO 👉

Fuente: blog.wurkhouse.com

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

¿Te podemos ayudar? ¡Hablemos!